Vyplatí se externí úklid komerční budovy? Záleží na smlouvě

Úklid komerční budovy se majiteli většinou vyplatí svěřit externímu dodavateli, pokud smlouva přesně říká, co, kdy a v jaké kvalitě se uklízí. Bez toho se úspora změní ve spory o špinavé schodiště. Následuje ilustrační příběh majitele čtyřpodlažní kancelářské budovy a rady, které z něj plynou.

Ilustrační situace: čtyři podlaží a pět nájemců

Pan Dvořák vlastní kancelářskou budovu, kde sídlí pět firem. Dosud zaměstnával dvě uklízečky a sám řešil dovolenou, nemoc i nákup prostředků. Po odchodu jedné z nich zvažuje, zda uklízet dál po svém, nebo zadat úklid externímu dodavateli. První otázkou není cena, ale rozsah: kolikrát týdně se uklízejí chodby, sociální zařízení a kuchyňky, kdo myje okna a kdo vynáší odpad. Teprve pak má smysl srovnávat nabídky.

Rozsah prací v tabulce, ne v ústní dohodě

Dobrá příloha smlouvy obsahuje seznam prostor, četnost úkonů (denně, týdně, měsíčně, ročně), použité prostředky a časy, kdy se uklízí. Zvlášť uveďte práce, které se platí navíc: mytí oken, strojní čištění podlah, dezinfekce po nemoci nebo základní úklid po rekonstrukci. Nejasné formulace typu „běžný úklid“ vedou ke sporům, kdy dodavatel tvrdí, že mytí zábradlí do ceny nepatří.

Určete také, kdo dodává toaletní papír, mýdlo a pytle. Tyto drobnosti rozhodují o tom, jak vypadá faktura i každodenní provoz.

Smlouva, kontrola a sankce

Smlouva by měla stanovit způsob předávání a kontroly: například společné obhlídky jednou za měsíc a formulář reklamací, na který dodavatel musí reagovat do domluvené lhůty. Sankce za neprovedené práce jsou běžné a rozumné, pokud jsou přiměřené. Důležité je i pravidlo pro zástup: kdo přijde, když pracovnice onemocní, a do jaké doby. Výpovědní lhůty zvolte tak, abyste mohli dodavatele změnit, když kvalita neodpovídá.

Zjistěte, jak dodavatel zajišťuje zaměstnance, zda s nimi má řádné pracovní vztahy a jak řeší bezpečnost práce. Nepoctivý subdodavatel se jednou projeví problémem v celé budově.

Pojištění, klíče a přístup do budovy

Dodavatel vstupuje do prostor firem, kde jsou dokumenty a technika. Požadujte potvrzení o pojištění odpovědnosti za škodu a pravidla pro klíče a čipy, včetně toho, co se stane při jejich ztrátě. Určete, zda uklízeči mají přístup jen v určitých hodinách. Citlivé místnosti, například server, patří do smlouvy samostatně.

Kdy vlastní úklid dává smysl

Pokud je budova malá a potřebuje úklid jen několik hodin týdně, vlastní pracovník nebo pracovnice na částečný úvazek bývá jednodušší. Také když chcete, aby uklízeč znal lidi a prostor, vlastní zaměstnanec zajistí kontinuitu. Nevýhodou jsou zástupy a administrativa. Rozhodněte podle objemu práce, ne podle dojmu, který nabídka vyvolá.

Co skutečně ovlivňuje náklady

Příklad pana Dvořáka ukazuje, že náklady na úklid nezávisí jen na hodinové sazbě. Důležité je, kolik hodin práce budova opravdu potřebuje, jaký povrch se čistí a jak často. Zbytečně časté úklidy společných ploch zvyšují účet, zatímco příliš řídké vedou ke stížnostem nájemců. Zjistěte u dodavatele, jak počítá hodiny a zda je paušál nebo platba za skutečně odvedenou práci. Při paušálu hlídejte, aby cena nesrůstala po nepřehledných dodatcích.

Ve srovnání s vlastním zaměstnancem nezapomínejte započítat dovolenou, nemocenskou, pracovní pomůcky, vybavení a administrativu. Externí dodavatel tyto položky zahrne do ceny, takže srovnávejte celkové roční náklady, ne jen měsíční sazbu.

Nájemci a každodenní provoz

Úklid je služba, kterou nájemci vnímají denně. Stanovte jednoho člověka, na kterého se mohou obracet, a postup, jak nahlásit nedostatek. Dobře funguje sešit nebo sdílená tabulka u vchodu, kde nájemce zapíše připomínku a dodavatel zapíše vyřízení. Při zimním provozu domluvte i úklid vstupu od sněhu a bláta, který se často přehlíží a končí pády.

Domluvte se na pravidlech nakládání s odpadem, třídění a vynášení. Nebezpečný odpad, zářivky a elektronika nepatří do běžné popelnice, a pokud je dodavatel nezpracuje, hrozí problémy s nájemci i úřady.

Mimořádné úklidy a sezónní práce

Kromě běžného provozu přicházejí práce, které se plánují zvlášť. Jarní a podzimní mytí oken, čištění fasády u vchodu, generální úklid po malování nebo stěhování nájemce, údržba podlah. Domluvte předem, zda se ceny stanoví za hodinu, nebo za metr čtvereční, a kdy se musí objednat. V zimě počítejte se sněhem, solí a bahnem, které do budovy nosí návštěvníci. Rohože u vchodu ušetří polovinu úklidu v chodbě.

Zapište si kalendář pravidelných prací, aby se nezapomínalo. Jednou ročně vyhodnoťte, co fungovalo a co bylo zbytečné.

Můj tip: Doporučila bych požádat o zkušební období, například tři měsíce, s přesným hodnocením kvality. Pokud se v něm ukáže, že úklid nesplňuje domluvené standardy, odchod z dohody bude jednoduchý.

Zdroje

• Státní úřad inspekce práce
• Česká obchodní inspekce
• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník